Η επιχείρηση Domus Hospitality συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής της δραστηριότητας και της λειτουργίας των ενοικιαζόμενων διαμερισμάτων που διαθέτει, προκειμένου να παρέχει άριστες υπηρεσίες στους επισκέπτες της και να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τις συμβάσεις της και το νόμο.

Σκοπός: Ο σκοπός της επιχείρησης κατά τη διαδικασία αυτή, είναι η συλλογή των λιγότερο δυνατών προσωπικών δεδομένων για το λιγότερο δυνατό χρονικό διάστημα.

Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων – GDPR) 

• Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων: Το πρόσωπο (φυσικό / νομικό) που καθορίζει τα μέσα και το σκοπό της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων.
• Ο Επεξεργάζων Τα Δεδομένα: Το άτομο που επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό του υπεύθυνου επεξεργασίας δεδομένων. Ένας υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων αποφασίζει τον τρόπο και το σκοπό που πρέπει να ακολουθηθεί για την επεξεργασία των δεδομένων, ενώ οι επεξεργάζοντες δεδομένων διατηρούν και επεξεργάζονται δεδομένα, χωρίς να έχουν καμία ευθύνη ή έλεγχο επί των δεδομένων αυτών.
• Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO): Το άτομο που διασφαλίζει, με ανεξάρτητο τρόπο, ότι ένας οργανισμός εφαρμόζει τους νόμους που προστατεύουν τα προσωπικά δεδομένα των ατόμων.
• Υποκείμενο Δεδομένων: Το άτομο του οποίου τα προσωπικά δεδομένα συλλέγονται, διατηρούνται ή υποβάλλονται σε επεξεργασία.
• Σκοπός Επεξεργασίας: Η διαδικασία των προσωπικών δεδομένων ενός υποκειμένου, προκειμένου να του παρέχονται όλες οι υπηρεσίες και η επίτευξη του επιχειρηματικού σκοπού με ασφάλεια για την ιδιωτική τους ζωή.
• Συγκατάθεση GDPR : Η οποιαδήποτε ελεύθερη, συγκεκριμένη, ενημερωμένη και ξεκάθαρη ένδειξη της επιθυμίας του υποκειμένου των δεδομένων, με την οποία δηλώνει τη συμφωνία για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που σχετίζονται με αυτά.

Οι κρατήσεις δωματίων μπορούν να γίνουν τηλεφωνικά, μέσω email, μέσω της ιστοσελίδας μας ή μέσα από συνεργαζόμενες με εμάς πλατφόρμες κρατήσεων (π.χ. booking.com, airbnb, κ.ο.κ).

Σε οποιαδήποτε από αυτές τις περιπτώσεις συλλέγουμε τα ακόλουθα δεδομένα:

• Όνομα και επίθετο
• Ημερομηνία γέννησης
• Ημερομηνία άφιξης και αναχώρησης
• Τύπος καταλύματος
• Διεύθυνση, περιοχή και ταχυδρομικός κώδικας
• Χώρα
• Διεύθυνση E-mail
• Στοιχεία πιστωτικών/χρεωστικών καρτών ή/και τραπεζικών λογαριασμών

Σκοπός: Η αναγνώριση των επισκεπτών μας, η κράτηση και προετοιμασία του κατάλληλου καταλύματος και των προτιμήσεων, ώστε να μπορούμε να προσφέρουμε τις αντίστοιχες ανέσεις. Για να αποδεχθούμε την αμοιβή της κράτησης/διαμονής, πρέπει να συλλέξουμε στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού, πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας, σύμφωνα με τους όρους της συμφωνίας για τις περιπτώσεις που ο επισκέπτης κάνει κράτηση ή ακυρώσει την κράτηση ή ακόμη και δεν αφιχθεί στο Domus Hospitality. Για να την ενημέρωση των πελατών σχετικά με τυχόν αλλαγές κράτησης ή για τις υπηρεσίες μας, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τη διεύθυνση email τους. Προκειμένου να προσφέρουμε στους πελάτες την άνεση των υπηρεσιών μας και να αιτιολογήσουμε τη χρέωση και τα οφέλη που ζητούνται, διατηρούμε τα σχετικά δεδομένα με τις ιδιαίτερες προτιμήσεις τους.

Νομική βάση: Η συμφωνία κράτησης μεταξύ της επιχείρησης και του πελάτη και η προστασία των νόμιμων συμφερόντων της επιχείρησής μας, δηλαδή η διατήρηση ποιότητας υπηρεσιών. Σε περίπτωση μη παροχής όλων τα παραπάνω, είτε δεν θα μπορέσουμε να κάνουμε κράτηση δωματίου είτε δεν θα μπορέσουμε να παρέχουμε στον πελάτη τις υπηρεσίες που ζητά είτε δεν θα μπορέσουμε να επικοινωνήσουμε μαζί του εάν υπάρξει ενημέρωση ή κάποιο ενδεχόμενο ζήτημα.

Η επιχείρηση διατηρεί την εγγραφή για τα στοιχεία κράτησης και την ημερομηνία άφιξης ανάλογα με την περίοδο διατήρησης της διαμονής του πελάτη και τις προτιμήσεις του για ειδικές υπηρεσίες. Σε περίπτωση που δοθεί από τον πελάτη η συγκατάθεσή για την επεξεργασία των δεδομένων διεύθυνσης για μελλοντική επικοινωνία, διατηρούνται για όσο διάστημα έχει αυτός συναινέσει. Ο πελάτης διατηρεί το δικαίωμα να αποσύρει τη συγκατάθεσή του ανά πάσα στιγμή, δεδομένου ότι αυτό δεν θα επηρεάσει τη νομιμότητα της χρήσης βάσει συναίνεσης πριν από την ανάκλησή της.

Ο νόμος απαιτεί τη διατήρηση δεδομένων λόγω αποδείξεων, τιμολογίων, φορολογικών ελέγχων και δημοτικών ή αστυνομικών διατάξεων, τουλάχιστον για 90 ημέρες. Η διατήρηση δεδομένων λόγω του έννομου συμφέροντος της επιχείρησής θα μπορούσε να είναι για 2 χρόνια.

(Άρθρα 29, 30 2016/679)

Για να κάνεi κράτηση ο πελάτης, μπορεί να του ζητηθούν τα στοιχεία αριθμού λογαριασμού τραπέζης, πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας.

Σκοπός : Για την παροχή της κράτησής προς τον πελάτη και την χρέωση προκαταβολής, μέρους ή του συνολικού ποσού αυτής.

Νομική βάση: Η εκτέλεση της σύμβασης που έχει συναφθεί για την κράτηση. Η παροχή των δεδομένων είναι υποχρεωτική καθώς και η απαίτηση παροχής της υπηρεσίας και η ασφάλεια της πληρωμής.

Όσον αφορά την κράτηση δωματίου / διαμερίσματος, εφόσον ο πελάτης αναγνωρίσει την ειδική συγκατάθεση για διατήρηση δεδομένων όπως αριθμοί τραπεζικού λογαριασμού ή στοιχεία πιστωτικής / χρεωστικής κάρτας και για άλλες συναλλαγές, η νομική βάση για την επεξεργασία των δεδομένων του θα είναι η ίδια η συγκατάθεσή του για αυτήν την επεξεργασία.

Ο πελάτης δύναται να αποσύρει τη συγκατάθεσή του ανά πάσα στιγμή, δεδομένου ότι αυτό δεν θα επηρεάσει τη νομιμότητα της χρήσης βάσει συναίνεσης πριν από την ανάκλησή της. Η περίοδος επεξεργασίας δεδομένων της πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας προορίζεται αποκλειστικά για σκοπούς συναλλαγών και μόνο για εξουσιοδοτημένα άτομα. Κατά την αναχώρησή του πελάτη από το Domus Hospitaity, αυτά τα δεδομένα δεν αποκαλύπτονται και η πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα αποφεύγεται.

Τα δεδομένα τραπεζικών λογαριασμών και πιστωτικών ή χρεωστικών καρτών διαγράφονται εντός 12 μηνών από τη συναλλαγή και εάν έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία πληρωμής. Σε περίπτωση συγκατάθεσhς του πελάτη, τα δεδομένα αυτά διατηρούνται για όσο διάστημα ο λογαριασμός ή η πιστωτική/χρεωστική κάρτα του πελάτη είναι έγκυρα.

Η επιχείρηση Domus Hospitality διατηρεί μια βάση δεδομένων πελατών. Κάθε εγγραφή αφορά πληροφορίες που παρέχονται αποκλειστικά στο πρόσωπο που διενεργεί την κράτηση και όχι για κάθε άτομο της κράτησης. Τα προσωπικά δεδομένα που καταγράφονται σε αυτήν την καρτέλα, είναι:

• Όνομα, επίθετο
• Διεύθυνση, πόλη, περιοχή, Τ.Κ.
• Χώρα
• Στοιχεία ταυτόυτητας ή διαβατηρίου
• Ημερομηνία γέννησης
• Τηλέφωνο, e mail

Σκοπός: Το αρχείο εγγραφής εξυπηρετεί στη διαχείριση των προσωπικών πληροφοριών των πελατών, για την προετοιμασία του κατάλληλου χώρου και προτιμήσεων, ώστε η επιχείρηση να είναι σε θέση να προσφέρει τις ανάλογες παροχές εγκαίρως.

Νομική Βάση:

• Ο νόμος απαιτεί τη διατήρηση δεδομένων λόγω αποδείξεων και τιμολογίων, φορολογικών ελέγχων και δημοτικών ή αστυνομικών διατάξεων (τουλάχιστον 90 ημέρες).
• Το έννομο συμφέρον της επιχείρησης (2 έτη).
• Συμβάσεις/συμφωνίες πελατών για την παροχή υπηρεσιών διαμονής που επιτρέπουν τιμολόγηση, τραπεζικές πληρωμές και αιτιολόγηση χρεώσεων σε περιπτώσεις διαφωνίας.

Τα δεδομένα του πελάτη καταχωρούνται στην καρτέλα για να διευκολύνουν τις μελλοντικές κρατήσεις και υπηρεσίες, χωρίς να χρειάζεται εκ νέου εισαγωγή δεδομένων. Ο πελάτης δύναται να αποσύρει τη συγκατάθεσή του ανά πάσα στιγμή, δεδομένου ότι αυτό δεν θα επηρεάσει τη νομιμότητα της χρήσης βάσει συναίνεσης πριν από την ανάκλησή της.

(Άρθρα 29, 30 2016/679)